多任务处理的神话:如何更有效率
在过去一年里，随着全球抗击冠状病毒大流行，工人们转向在家工作，多任务处理已成为一个常见的讨论话题。
但它到底有多有效呢?它真的能帮助我们变得更有效率吗?
戴夫·克伦肖可不这么认为。
戴夫是这本书的作者多任务处理的神话:“一心多用”是如何什么都没做的，在这本书中，他为多任务处理可能造成的混乱分心提供了一个解决方案。
在本期的《开始你的工作》节目中，他将和我们一起分析当我们同时处理多项任务时会发生什么，并提供一些改变游戏规则的时间管理技巧，帮助我们在家工作时提高效率。
发现自己总是被没完没了的待办事项清单弄得心烦意乱、压力山大?这是你不想错过的一集。
如果你喜欢我们的播客，不要忘记订阅。
喜欢总结?以下是我们与戴夫对话的7点内容。
- 如果你尝试同时做多个事情，你实际上只是快速地来回切换，而不是同时做两件事。
- 每次你转移注意力，事情就会花更长的时间来做，你会犯更多的错误，你的压力水平会增加，你在和你正在处理的人沟通，他们不重要。
- 你应该问:“这件事能等多久?”而不是“我能在下周完成这件事吗?”
- 作为一名企业家，你每天应该有30%到40%的时间被打扰。
- 把最不容易被打扰的时间安排在最重要的活动上。
- 员工平均每6分钟查看一次电子邮件和信息。
- 待办事项清单是缺乏控制的表现。把它换成日历。
开始你的是一个关于电子商务，dropshipping，和所有启动业务的播客。
请加入我们，与我们一起认识经历过成功和经营网店的头痛的企业家，并了解他们是如何生存和发展的。
当你转移注意力时会发生什么
Aleisha:戴夫·克伦肖，非常感谢你加入我们开始你的．你是一个效率专家。我有很多东西要向你学习。我知道很多人可能在纠结该做什么，多任务处理，以及如何完成工作。你就是那个能回答所有问题的人。所以，谢谢你参加我们的节目。
戴夫:很高兴来到这里，艾丽莎。
Aleisha:戴夫，这真的很棘手- t他的说法是保守的- - - - - -过去的一年。我们现在进入了新的一年，许多人发现他们自己在家工作。远程工作生活已经成为常态，这很奇怪，但对一些人来说很好。
跟我谈谈你对远程工作、多任务处理和工作效率的看法，在过去一年左右的时间里发生了什么变化?
戴夫:当然。首先，我是一个有在家工作20多年了，所以这对我来说并不陌生。我一直在帮助人们，尤其是企业家，帮助那些使用你的产品的人获得成功和专注。
在此之前最大的挑战和我们现在面临的挑战是一样的。它只是被放大了，也就是注意力的转移。
在我的书中,多任务处理的神话在美国，我谈到了大多数人认为的多任务处理实际上并不存在。如果你想在同一时间做多件事，比如一边听播客一边写邮件，你就不能同时做两件事。你只是在快速地来回切换。
所以，现在，是的，你把人们放在在家工作的情况下，你的注意力转移的机会被放大了。现在，我们有孩子在寻求关注，我们有狗想让我们带它出去。我们有所有这些不同的输入。
所以我的想法是，我们必须制定一个策略，我们必须在一天中创造有用的界限，让我们在最专注的时间里做最有价值的工作。
Aleisha:我很高兴你提到了那些让我分心的事，因为我知道我在我的休息室里录音。我们真的有一个水管工，昨天我们的厕所被堵了，我们有一个水管工，一个可爱的水管工，他在隔壁房间工作。孩子们都来了，大家都跑来跑去，我真的很享受这种混乱。
而且，我的注意力持续时间缩短了，我很快就会跳起来说，“我来帮忙做这个，我来做这个。”虽然我是一个努力工作的人，但我的雇主，如果他们在听的话，确实会觉得我很难保持专注，就像我以前在办公室环境中做的那样。
然而，作为一个警告，我会说，我知道在办公室环境中，我比在家里起床和社交更多，特别是当这里没有人，活动没有发生的时候。所以，在某种程度上，我前几天也在思考这个问题，在办公室里还有其他不同于在家里的分心因素，但我们最终总是在工作场所分心。
戴夫:正确的。其中大部分是我们自己做的。
Aleisha:是的。
戴夫:那些突然出现在我们脑海中的想法会分散我们的注意力。真的是任何事情，通知、电子邮件、短信，有很多不同的方式可以让我们分心。所以我们不得不说，看，当这种情况发生时，我们付出了代价。
我说过，当你转换注意力时，你要付出转换的代价，当你的注意力转换时，会发生四件事。有三个主要影响，第四个取决于是否有人参与其中。
第一个问题，事情需要更长的时间。所以无论你什么时候想要做的事情，当你从一件事转到另一件事上，然后再转回来，你都大大增加了完成一件事所需要的时间。
第二,你会犯更多的错误。事实上，美国密歇根州立大学做过一项研究，发现它只需要2.8秒中断你犯错误的次数翻倍，你犯错的可能性也翻倍。
Aleisha:哦,我的天啊。这太疯狂了。
戴夫:是的,3号,你的压力会增加。所以，你想想，试着专注于某件事是什么感觉，然后一个额外的输入进来了。一个孩子寻求关注，另一个人发短信，你能感觉到压力就在你心里。
第四，如果有一个人参与其中，如果你切换任务给他们，如果你不给他们百分之百的注意力，你就是在告诉他们，他们不重要。你在与他们交流，他们没有你当时在手机上做的任何事情重要。
Aleisha:这是一个常见的……我想说，在工作之外，即使是在恋爱关系中，我知道我的伴侣在发短信，而我在说着什么，什么，什么，什么，然后他发短信的时候不抬头，我就有点生气了。我们讨论过这个问题，他说:“我只是专注于回复这条信息，然后我会和你聊天，然后我可以关注你。”
作为一个人，一个人类，我需要明白我们不必总是同时处理多项任务。但我的期望是，“嘿，你应该停止发短信，听我说，”我认为这很不公平。
但这似乎也是我们作为一个社会所处的位置，我们被告知，“你应该能够同时做所有这些事情，”这是可以的。如果你做不到，你就失败了。
戴夫:正确的。但事实并非如此。部分问题在于，我们已经形成了一种以忙碌为荣的文化，好像忙碌是一种荣誉，但事实并非如此。这是投降的白旗。这说明你效率不高。
我必须克服的部分障碍，以及我在书中提到的部分障碍，多任务处理的神话，是帮助人们认识到活动不是我们的目标。
目标是达到一个结果。
如果你能在几分钟内达到这个效果，那就太棒了。我们不需要为了达到我们在事业上，生活中，事业上想要达到的结果而不断地慢跑，跑步，四处走动。
“何时”的文化
Aleisha:你认为……在开始之前，我想分享一下。当我知道我要和你聊天的时候，我抓取了一条推文，是Kenz Hadley写的，她说，“昨天我完成了一件拖延了五个月的家务。我花了20分钟，我不会从中学到任何东西。”这篇文章获得了80万个赞，这真的让我傻笑，因为我想，“这就是问题所在。”
我真的很想和你谈谈我们如何处理这些问题的建议，但我知道我创建了列表，我设置了谷歌日历提醒，事情总是出现在我面前。但当他们这样做的时候，我就会感受到你刚才提到的那种悲观、忧郁和恐慌，以及“哦，我的天，我必须要做这件事”的压力。
然后我经常发现自己说，“好吧，我就把日历通知移到下周二，然后我肯定会做这个任务。”但在移动它之后，我感到了这种负担和压力，“好吧，下周二，我一定要做那个任务。”我不这么做，我是个实干家，但这是个负担。这是一个超级负担。
那么，我们该如何重新安排我们的存在来摆脱这种负担呢?这是一个大问题，我知道我们不能在25分钟内解决这个问题，但至少我们可以开始了……
戴夫:没有，但我想我可以给出一些起点。我想我能帮上忙。
Aleisha:好,很好。
戴夫:其中一部分是你必须从“现在”的文化转向“何时”的文化。“现在”的文化延续了这种感觉，如果我必须做某事，我必须现在就做，否则就无法完成。
或者如果我有问题要问别人，我需要他们现在就回答。如果他们现在不回，我就给他们发短信，如果他们不回，我就给他们打电话，这就……
当你生活在“现在”的文化中时，你就一直在切换任务，因为现在你只是在用所有这些待办事项来刁难自己和他人。
我发现一般人的工作时间是在两周左右。换句话说，他们认为，如果我不能在接下来的两周内完成这件事，我就做不到。这是一段被压缩得难以置信的时间，让我们去完成生活中重要的事情。
Aleisha:巨大的,是的。
戴夫:是的。所以，我其实是战略拖延症的粉丝，我宣扬它，我相信它。这句话的意思是，如果某事很重要，就应该去做……现在最重要的事情应该做。然后下一件最重要的事情应该在一天或两天之后完成。
如果有不重要的事情，我们应该尽可能地拖延。一年，两年，只要合理就行。
你要问的问题是，这能等多久与其说“我能在下周完成这件事吗?”
当你开始这样做的时候，你就不会再感到持续表现的压力，你开始在每天和每周的工作中留出空间，所以当干扰发生的时候……我就不细说了，但我们最近发生了一件重大的紧急事件。因为我的日程表里有缓冲时间，我们有足够的空间来处理这些事情，而不会感到巨大的压力。
但是如果你把你的时间安排得一个接一个，每一个约会都尽可能地紧凑，当一些意想不到的事情发生时，你的世界就崩溃了。
Aleisha:是的。你认为……这是一个很好的观点。因为我有权限…这是我们公司的情况，我可以使用其他人的日历来预定会议，有时当我查看其他人的日历时，我有点恐慌，因为我想，“哦，我的天哪，我的日历不是那样的。”不是说我不工作，而是我的大脑不是这样工作的。
有时这让我觉得很…嗯，当我看着这些的时候，我不太擅长我的工作，但我很高兴听到你这么说，也许我们不需要安排15分钟的空闲时间，而应该像你说的那样安排两个小时的缓冲时间，这样仍然会觉得你做得很好。
更聪明地安排时间
戴夫:是的，这取决于你的立场。这取决于你扮演的角色。有些角色很容易被打断。例如，如果我在客户服务否则我所处的行业必须立即做出反应。比如，我咨询过汽车维修公司，他们必须这么做。
所以我要告诉那些经常被打扰的人，你一天的安排时间不应该超过30%到40%。
在工作中，这可能是更典型的，我想说，可能要留出一天中30%到40%的时间，让你有喘息的空间来应对干扰。但还有一件美好的事情，当它们没有发生的时候，因为有时候它们不会发生，你会觉得你有额外的时间。因为你在一个压力较小的领域工作，你会更有效率。
一般来说，参加过我的培训项目的客户每个月都可以多花一个工作周的时间。
Aleisha:哇,那是让人印象深刻。
戴夫:这听起来有点夸张，但却是事实。
Aleisha:你认为……我有一个朋友,他非常聪明,很擅长他的工作,但他说,“你知道吗,如果我进入办公室真的清晨大家到来之前,“这是pre-COVID倍,但我们只是谈论这个最近,他说,“我能在那里,我可以做两个小时的工作,我可以粉碎,然后当人们走进办公室,然后我说的和做的会议开始我的一天。”
但他一天中最重要的部分就是在最初的两个小时里完成的。我们聊了聊在家工作和工作效率，我对他说:“是的，我也有同感。我知道如果我做采访、做节目笔记和录音，我真的可以把事情做好。”然后在剩下的时间里，你可以思考、计划和发挥创造力。
我们是如何做到让工作八小时成为常态，让人们认为我们应该在八小时内集中精力，高效工作，因为我认为这是人类不可能做到的。我觉得没人能做到。但似乎每个人都说我们应该这么做，这很奇怪。
戴夫:不。你朋友的故事真的很有趣，因为我也遇到过这样的情况:“我最有效率的时间是在度假的时候，”或“周末”。这是没有必要的。
我们可以在工作场所创造一种文化，我们可以创造一种文化，甚至是对我们的客户说，“这是我要让自己有空的时间。”现在，我要回到“何时”的原则，对吧?这是我可以被你打断的时候，或者你可以在我的日程表上安排一个会议。
接下来就是我要集中精力工作的时间。我在我的领英学习时间管理培训中讲过这个，时间管理基础。我说的是专注于你最有价值的活动。
以下是你每小时做的一两件最有价值的事情。
也就是说，如果你必须雇人来做，那么替换成本将是最高的。你想要把大部分时间安排在最不容易被打扰的时间段，去做那些最有价值的活动。
这是很有可能做到的，但人们遇到的是他们太害怕说“不”，他们太害怕遵守自己的界限，他们默认让别人打断他们，不管他们现在正在处理什么。
Aleisha:是的。在这种情况下，我们都有点像会说“好”的男人，会说“好”的男人和女人，也就是说，你会觉得有义务。尤其是在家工作运行的小型企业你会想，“嗯，我必须得到这个机会，我必须站出来，因为我不想让人们认为我没有在工作。”
你会变得更…我想我变得更乐于说:“好吧，我要开一个下班后的会议，”或者，“我要进入周末做一些额外的工作，”这通常是我不会做的。
我们该如何建立更好的界限呢时间管理，尤其是转变成更有效率的工作，更好地为我们为之工作的人或我们自己工作。
时间管理:设定界限
戴夫:当然。我想说的是，我是高度响应和照顾你的客户和响应的忠实信徒。问题是，我们遇到了一个悖论，它回到了我说的第一个原则，或切换任务的第一个成本。
当你转换的时候，事情需要更长的时间。
所以有时候，当人们认为允许自己被打断或在不固定的时间开会会让他们的反应更快时，他们会认为自己做事情更快了，而实际上，他们做事情的速度要慢得多，大约要慢50%到100%当一件事情来临时，他们就马上做，而不是说，“这是我要处理这件事的时刻。当那一天到来的时候，我将投入100%的注意力。”
所以，举一个简单的例子，你可以问自己……因为人们面临的一个问题是他们不断地查看电子邮件，一直在发送和接收，或者更糟糕的是，他们会在屏幕上和手机上收到一个通知，每次有电子邮件进来。
事实上,救援时间，这是一个帮助人们恢复时间的不错的小应用程序6分钟是员工查看电子邮件或即时消息的平均时间，也就是每小时10次。
Aleisha:你在开玩笑吧?
戴夫:是的。
Aleisha:这是……我觉得有点……我的肚子一下子就歪了，因为我想，“天哪，我真内疚。”但同时，“哦，这很累人。”
戴夫:这是平均值。这意味着还有很多人做得比这差得多。所以我问你这个问题，考虑你的职位，你的行业，然后说，“我能等多久?”我最晚什么时候可以查收邮件?
假设你……即使在最极端的情况下，你也会说:“我不能等超过一个小时。”很好，那你一个小时的整点有一次约会，可能是一个小时结束前五分钟，检查你的电子邮件。这意味着你每天只查看八、九次，而不是50到60次。这是一个令人难以置信的时间价值收益。从那时起，我们开始每个月收回一周的工作时间。
Aleisha:即使是朝八晚九……即使一天八到十次，对我来说也感觉很多了。但当你说一天50次，天哪，我们对自己做了什么?
戴夫:我的慷慨是为了让人们感到舒服。说实话，我发现最好每天设置三次来查看，然后我就有时间处理，这意味着我在周一早上和周五早上将我的电子邮件收件箱完全清空。
Aleisha:这个目标不错。这是一个伟大的目标。我们的很多听众都是这样电子商务商人或潜在的小企业主，他们可能想要离开他们的日常工作或只是从事副业。
如果你想开始侧推我认为这是人们变得不知所措的地方，我个人就曾遇到过这样的情况，你有一份白天的工作，你又增加了一个额外的项目，你能给那些开始做这项工作的人或那些在工作中感到紧张和压力的人一些建议吗，因为他们……不知道如何管理时间。
我们可以开始做些什么简单的事情来防止我们变得疯狂?
戴夫:是的。我会从我在《时间预算》一书中提到的一个练习开始。以最简单的形式来说，你只需要看看每个人每周拥有的168个小时。你会问自己:我想花多少时间在这个副业上?我想花多少时间在睡眠、家庭和我的日常工作上?
然后你开始估算这些数字。总共要花168小时，你得平衡预算，可以这么说。事实上，这就是我对工作与生活平衡的看法。我认为这就像确保你在你所拥有的手段内生活，而不是一个50%对50%的等式。
所以，你说，“好吧，每周我应该花10个小时在副业上”，只是给出一个数字。那么问题来了:这十个小时是什么时候发生的?他们会在周六全天进行，还是在工作日每晚进行两个小时?我们从数字开始，然后我们可以倒推，在我们的日历中创建这个结构。
日历是每个人都可以使用的最强大的工具，但很少有人能正确使用。
Aleisha:有一些关于正确使用日历的建议，而不是像我这样做，只是说，“哇，我们把这个挪到下周吧。”我下周就去。”
用日历代替待办事项列表
戴夫:是的。首先，把待办事项清单换成日历。我非常反对使用待办事项清单。原因是待办事项清单是缺乏控制的表现。
我的意思是，你只需要在清单上添加一些事情，然后在你有机会被任何干扰打乱的时候把它们划掉。
所以，相反，我们想要把这些事项从待办事项列表中去掉，客观地看一下日历，然后说:“什么时候我可以合理地完成这件事?”“我觉得这需要多长时间?”然后高估。如果你不…如果您觉得自己没有足够的时间估算能力，可以将估算值加倍。
所以，如果你觉得一件事需要半个小时，那就安排一个小时。一旦你开始习惯了，你对日历的猜测就会更准确。但你要开始分配时间，当时间来临时，你要尊重它。
与待办事项清单相比，它起作用的原因是你预算了时间，它被放在一边。现在，我们要处理的就是你可能为了鼓励拖延症而和自己玩的心理游戏。但说实话，这些都很容易解决，更难的是当你没有给自己时间去做的时候。
Aleisha:是的，我要接受这个挑战，我要这么做，这将是我2021年的目标。
戴夫:太好了。
Aleisha:因为我是拖延女王，在很多方面，但当我低下头，我真的把事情做完了。但是，拖延症确实会让我有一种羞愧循环，我会想:“哦，我应该那样做的。”当我想要放松的时候，我就会想，“我应该更放松。”然后当我放松的时候，我就会担心所有我没有做的事情。
所以，我要非常主动，因为它会破坏放松的时间，就像，“哦，什么?我赢不了，因为我一直在兜圈子。”所以这激励我更好地安排我的日程，但当我放松时也不会感到内疚。
这种感觉很奇怪，当我们……我想在过去的12个月里，我们很多人都呆在家里，没有出去做任何事情。现在很难区分放松时间和工作时间，因为它们都融合在一起了。我们如何解决这个问题?
戴夫:是的。只要你的大脑相信你制定的时间表会起作用，它就会允许你放松。
当你给你的大脑一个“何时”，你的大脑就会允许你等待那个时间的到来。
在一个物理空间里把工作和家分开
Aleisha:看我们的工作空间,尤其是在家里,和你是否正在为别人或自己,我们怎样才能建立一个工作物理空间与生产力,也可以帮助我们独立的工作空间,然后还我们的家庭生活,我们可以放松,把电视或去做所有这些其他任务,可以分散在一个工作日,而实际上只专注,把事情完成,然后享受放松的时间吗?
戴夫:所以，我喜欢从五种感官的角度来考虑工作空间。所以，我们从视觉开始。你看到的是什么，有什么视觉上的干扰吗?你听到了什么?有什么办法能把噪音降到最低吗?
例如，一个人被他们办公室外的家人的噪音分散了注意力。所以我们只是实现了白噪声，只是一个风扇。触摸，你看一看人体工程学。你是否做了一些让你不舒服的事情，改变了你的姿势?
让我看看，我有品味。所以这意味着你手边有零食，而且零食可以给你能量，而不是让你因为感觉疲惫而转移注意力。
这是一个有趣的问题，但有时它会突然出现:气味。有什么幻味出现了吗?有时你会停下来，犹豫……通常这不是一个大问题，但这是需要考虑的事情。这只是一种分析你的工作空间的有趣方式，看看我该如何减少分心?
Aleisha:太好了。我要重新评估我要重新做我的家庭办公室有一点，我肯定会把其中的一些考虑进去。吃零食的主意很棒，因为我很擅长起床去厨房煮咖啡，哒哒哒。然后我就想，“哦，已经25分钟了，它去哪了?”
但你是对的，如果你把它放在那里，它会阻止它起来。但站起来四处走走也很好，有目标地去做，安排好时间。
戴夫:好吧，我认为这是一个很好的总结，那就是，休息是有价值的。事实上，我还有另外一本书就是讲这个的，享受乐趣的力量，休息10到20分钟，也许每90分钟休息一次是很有价值的。
但是我们回到了在日历上做事情的原则，有一个明确的“时间”，承诺休息，并利用它，而不是试图在你完成工作后挤出时间。从长远来看，这是没有成效的。
Aleisha:不，你的背部和身体会说，“非常感谢你让我站起来四处走动，而不是变成一个奇怪的驼背老人，”就像我坐了七个小时后会说，“我为什么还不起来?我为什么还没搬?发生什么事了?”
戴夫·克伦肖，你是个乐天派，而我感觉动力今年在多任务处理方面做得更好，你也激励了我。我刚刚数了一下，我那该死的电脑上开了大概28个标签，我现在要修复它，我们甚至还没到那个地步，但我只是需要……比如去忏悔。我只是想向你坦白，我会改善的，我不需要那些标签。
戴夫:知道你的体重，仅此而已。
Aleisha:完全正确。戴夫的多任务处理的神话:“一心多用”是如何什么都没做的现在已经上市了，我相信人们可以通过亚马逊或他们的书店购买，支持一些当地的书店，我们也这样做吧。
如果人们想要联系你，你说过你有一些很棒的课程，我们从哪里可以学到更多关于你做的事情?乐鱼真人下载地址
戴夫:我的网站是davecrenshaw.com．克伦肖C-R-E-N-S-H-A-W。我提到过我的时间管理课程，如果你去的话davecrenshaw.com/time，你就可以在LinkedIn Learning上找到相关课程。通常，他们有免费试用。
Aleisha:这太棒了。非常感谢你分享你的见解。我知道人们离开的时候会感觉很好，并且会完成那些对他们没有任何帮助的愚蠢的任务清单。再次感谢，希望我们能很快再谈。
戴夫:女儿谢谢你,艾丽莎。