多任务神话:如何更有效率
在过去的一年里，随着全世界抗击冠状病毒大流行，员工们纷纷转向在家工作的安排，多任务处理已经成为了一个常见的讨论话题。
但它到底有多有效呢?它真的能帮助我们变得更有效率吗?
戴夫·克伦肖可不这么认为。
戴夫是这本书的作者多任务处理的神话:“做所有的事”是如何让你一事无成的，在书中，他提出了一个解决多任务处理造成的注意力分散混乱的方案。
他在本期《开始你的工作》节目中与我们一起分析了我们一心多用时的实际情况，并提供了一些改变游戏规则的时间管理技巧，告诉我们如何在在家工作时更有效率。
发现自己总是因为没完没了的任务清单而分心和有压力?这是你绝对不想错过的一集。
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喜欢总结?以下是我们与戴夫对话的七个要点。
- 如果你试图同时做多件事，你实际上只是在快速来回切换，而不是同时做两件事。
- 每一次你转移注意力，事情就会花更长的时间去做，你会犯更多的错误，你的压力水平会增加，你在向你正在处理的人传达他们并不重要的信息。
- 你应该问:“这件事要等多久?”而不是:“我下周能做完吗?”
- 作为一名企业家，你应该把一天中30%到40%的时间留给别人。
- 在你最不可能被打扰的时间段内安排最多的时间来做最有价值的活动。
- 员工平均每六分钟查看一次邮件和信息。
- 待办事项清单是缺乏控制的表现。把它换成日历。
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当你转移注意力时会发生什么
Aleisha:戴夫·克伦肖，非常感谢你加入我们开始你的．你是生产力专家。我有很多东西要向你学习。我知道很多人可能都在为做什么、多任务处理以及如何完成工作而挣扎。而你就是那个能回答所有问题的人。所以，感谢大家的加入。
戴夫:很高兴来到这里，阿蕾莎。
Aleisha:戴夫，这真的很棘手- t这是一个保守的说法- - - - - -过去的一年。我们现在进入了新的一年，很多人发现自己在家里工作。远程工作生活已经成为了常态，这很奇怪，但对一些人来说是很好的。
跟我谈谈你对远程工作、多任务处理和生产力的看法在过去一年左右的时间里发生了什么变化。
戴夫:当然。首先，我是有经验的人在家工作20多年了，所以这对我来说并不陌生。我一直在帮助人们，尤其是企业家，那些使用你的产品的人，获得成功和专注。
在此之前最大的挑战和我们现在面临的挑战是一样的。它只是被放大了，这是注意力的转换。
在我的书中,多任务处理的神话在美国，我谈到了大多数人认为的多任务处理方式其实并不存在。如果你试图同时做多件事，比如一边听播客一边写邮件，你实际上并没有同时做两件事。你只是快速地来回切换。
所以，现在，是的，你把人们放在在家工作的情况下，你的注意力转换的机会就放大了。现在，我们有孩子要求关注，我们有狗想让我们把它带到外面去。我们有所有这些不同的输入。
所以我的观点是，我们必须建立一个战略，我们必须在每天的工作中设定有用的界限，这样我们才能在最专注的时间内完成最有价值的工作。
Aleisha:我很高兴你提到了所有的干扰因为我知道我在我的休息室录音。我们有一个水管工，我们的厕所昨天被堵了，我们有一个水管工，一个可爱的水管工，他在隔壁房间工作。孩子们都来了，大家都跑来跑去，我真的很享受这种混乱。
但同时，我的注意力持续时间缩短了，我很快就会跳起来说，“我来帮忙做这个，我来做这个。”虽然我工作很努力，但我的雇主，如果他们在听的话，确实会觉得我很难保持注意力，就像我过去在办公室里那样。
然而，作为警告，我想说，我知道在办公室环境中，我起床和社交比在家里多得多，特别是当这里没有人，活动没有发生的时候。所以，在某种程度上，有一天我在想，办公室里有其他让人分心的东西不同于家里的分心东西，但我们最终在工作场所总是被分心。
戴夫:正确的。其中很大一部分是我们自己做的。
Aleisha:是的。
戴夫:那些突然出现在我们脑袋里的想法，会分散我们的注意力。任何事情，通知，邮件，短信，有很多不同的方式会让我们分心。所以我们不得不说，看，当这种情况发生时，我们是要付出代价的。
我讲过当你转移注意力时，你要付出转移成本，当你的注意力转移时，会发生四件事。有三个主要影响，第四个取决于是否有人参与其中。
第一个，事情需要更长的时间。所以任何你想做的事当你从它转到另一件事上，然后再转回来，你会极大地增加完成一件事所需的时间。
第二,你会犯更多的错误。事实上，美国密歇根州立大学做过一项研究，发现它只需要2.8秒中断把你犯错误的次数翻倍，把你犯错误的可能性翻倍。
Aleisha:哦,我的天啊。这太疯狂了。
戴夫:是的,3号,你的压力会增加。所以，你会想试着专注于某件事是什么感觉，然后一个额外的输入就进来了。一个孩子要求关注，另一个人发来短信，你可以感受到内心的压力。
第四，如果有人参与其中，如果你把任务交给他们，如果你没有给他们百分之百的注意力，你就是在告诉他们，他们并不重要。你在传达的信息是，它们没有你当时在手机上做的事情重要。
Aleisha:这是一个常见的……我会说，在工作之外，甚至在恋爱中，我知道如果我的伴侣在发短信，我就会叽叽咕咕地说个不停，然后他发短信的时候不抬头，我就会有点生气。我们讨论过这个问题，他说:“我正专注于回复这条信息，然后我会和你聊天，然后我就可以关注你了。”
我需要作为一个人，一个人，明白我们不需要一直做多任务处理。但我的期望是，“嘿，你应该停止发短信，听我说。”我认为这很不公平。
但这似乎也是我们作为一个社会所处的位置，我们被告知，“你应该能够同时做所有这些事情，”这是可以的。如果你做不到，你就失败了。
戴夫:正确的。这是不对的。部分问题在于，我们已经形成了一种以忙碌为荣的文化，似乎忙碌是一种荣誉，但事实并非如此。这是投降的白旗。这是在说你没有效率。
我必须克服的一部分障碍，我在书中提到的一部分，多任务处理的神话，就是帮助人们认识到活动不是目标。
目标是要达到一个结果。
如果你能在几分钟内达到这个效果，那就很好。我们不需要不断地慢跑、跑步、四处走动，以达到我们在事业、生活、事业中想要达到的结果。
“何时”的文化
Aleisha:你认为……实际上，我想先分享一下。当我知道要和你聊天时，我截屏了一条推特，是Kenz Hadley写的，她说，“昨天我完成了一件已经拖延了五个月的家务。它花了我20分钟，我什么也学不到，”它有80万个赞，这真的让我傻笑，因为我想，“这就是问题所在。”
我真的很想和你谈谈你对我们如何解决这个问题的建议，但我知道我创建了清单，我设置了谷歌日历提醒，事情总是突然出现在我面前。但当他们这么做的时候，我就会有一种厄运、忧郁和恐慌的感觉，就像你之前提到的，还有一种压力，“哦，我的天哪，我必须做这件事。”
然后我经常发现自己说:“好吧，我把那个日历通知移到下周二，然后我一定会完成这个任务。”但是当我把它移走之后，我就会有这种负担和压力:“好吧，下周二，我一定要做那个任务。”我不这么做，我是实干家，但这是一种负担。这是一个巨大的负担。
那么，我们该如何重新安排我们的生活，让自己不再感到负担呢?这是一个大问题，我知道我们不能在25分钟内解决它，但至少我们可以开始…
戴夫:没有，但我想我可以给出一些起点。我想我能帮上忙。
Aleisha:好,很好。
戴夫:部分原因是你必须从“现在”的文化转变为“当”的文化。“现在”的文化延续了这种感觉，如果我必须做某事，我必须现在做，否则它将不会完成。
或者如果我有问题要问别人，我需要他们现在就回答。如果他们现在不回电话，我就给他们发短信，如果他们不回短信，我就给他们打电话，那就……
当你生活在“现在”的文化中，你就会一直不停地切换任务，因为现在你只是在用所有这些“要做的事”来折磨自己和他人。
我发现一般人都有一个时间范围，大概是两周。换句话说，他们认为，如果我不能在接下来的两周内完成这件事，我就做不了。这是一段非常紧凑的时间，可以让我们完成生活中重要的事情。
Aleisha:巨大的,是的。
戴夫:是的。所以，我其实是战略拖延的粉丝，我宣扬它，我相信它。这句话的意思是，如果某件事很重要，就应该去做……最重要的事情应该现在就做。接下来最重要的一件事应该在一两天内完成。
如果有些事不重要，我们就应该尽可能地拖延。一年，两年，有多少就有多少。
你要问的问题是"这事能等多久"不要说:“我能在下个星期做完这个吗?”
当你开始这样做的时候，你就不会再感到不断表现的压力了，你开始在你的每一天和每一周中留出空间，所以当干扰发生的时候，比如……我不想细说，但我们最近发生了一个意外的重大紧急事件。因为我的日历里有缓冲时间，所以我们有足够的时间来处理这件事，而不会感到巨大的压力。
但是，如果你把你的时间安排得一个接一个，每一个约会都尽可能地紧凑，一旦发生了意想不到的事情，你的世界就会崩溃。
Aleisha:是的。你认为……这是一个很好的观点。因为我有权限…这是在我们的组织里，我可以访问别人的日历来预约会议，有时当我看到别人的日历时，他们的日历看起来很满，颜色很丰富，很漂亮，我有点恐慌，因为我想，“哦，我的天哪，我的日历不是那样的。”并不是说我没有在工作，只是我的大脑不是这样运作的。
这有时让我觉得非常……当我看到这些的时候，我的工作表现并不好，但是很高兴听到你这么说，也许我们不需要安排15分钟什么都不做的时间而是像你说的那样安排两个小时的缓冲区，但仍然感觉你做得很好。
更聪明地安排时间
戴夫:是的，这取决于你的职位。这取决于你扮演的角色。有些角色很容易被打断。例如，如果我在一个客户服务或者我所处的行业需要我们立即做出反应。比如，我咨询过汽车维修公司，他们必须这么做。
所以我要告诉那些高度受干扰驱动的人，你可能不应该安排超过一天30%到40%的时间。
在商业中，这可能是更典型的做法，我想说可能会留出一天中30%到40%的时间，给你喘息的空间来应对干扰。但美妙的是，当它们没有发生(因为有时它们不会发生)时，你会觉得自己有额外的时间。因为你在一个压力较小的领域工作，你的效率会高得多。
一般来说，参加过我的培训项目的客户每个月可以多花一周的时间工作。
Aleisha:哇,那是让人印象深刻。
戴夫:这听起来有点夸张，但却是事实。
Aleisha:你认为人们…我有一个朋友,他非常聪明,很擅长他的工作,但他说,“你知道吗,如果我进入办公室真的清晨大家到来之前,“这是pre-COVID倍,但我们只是谈论这个最近,他说,“我能在那里,我可以做两个小时的工作,我可以粉碎,然后当人们走进办公室,然后我说的和做的会议开始我的一天。”
但他一天中最核心的部分是在最初的两个小时内完成的。我们讨论了在家工作和工作效率，我对他说:“是的，我也有同样的感觉。我知道如果我接受采访，做节目笔记和录音，我真的能把事情做好。”然后你就可以在这一天剩下的时间里觉得自己可以思考、计划、有创造力。
我们是如何达到工作八小时成为常态的程度，人们认为我们应该在八小时内集中精力，高效工作，因为我认为这在人类看来是不可能的。我觉得没人能做到。但似乎所有人都说我们应该这么做，这很奇怪。
戴夫:不。你朋友的故事真的很有趣，因为我也遇到过这样的情况，人们说，“我最有效率的时间是在我度假的时候，”或“周末。”这是没有必要的。
我们可以在工作场所创造一种文化，我们可以创造一种文化，甚至可以和我们的客户说，“在这个时候，我要让自己有空。”现在，我要回到“何时”的原则，对吧?这个时候我可以随时接受你的打扰或者你可以把自己安排到我的日程中去开会。
接下来就是我要集中精力工作的时间了。我在领英学习时间管理培训中讲过这个，时间管理的基本原理。我说的是专注于你最有价值的活动。
这是你每小时做的一两件最有价值的事情。
也就是说，如果你要雇人来做这件事，这将是最昂贵的替换。你想要在你最不可能被打扰的时间里，安排出最多的时间来做那些最有价值的活动。
这是很有可能做到的，但人们遇到的是，他们太害怕说“不”，他们太害怕守住自己的底线，以至于他们默认让别人打断他们，不管他们正在处理什么事情。
Aleisha:是的。在这种情况下，我们都有点变成了“是”的男人，“是”的男人和女人，也就是说，你确实感到有义务。尤其是在家里工作运行的小型企业你会想，“好吧，我必须得到这个机会，我必须站出来，因为我不想让人们认为我没有在工作。”
你确实变得更…我想我已经变得更乐于这样说了:“好吧，我会在下班后开个会。”或者，“我周末会加班。”通常情况下，我可能不会这么做。
我们怎样才能创造更好的边界呢时间管理特别是转变为更有效率，为我们的老板或自己更好地工作。
时间管理:设定界限
戴夫:当然。我想说的是，我非常相信高度响应和照顾你的客户和响应。问题是，我们遇到了一个悖论，这又回到了我说过的第一个原则，或者说切换任务的第一个代价。
当你转换的时候，事情会花更长的时间。
所以有时候当人们认为他们通过允许自己被打断或者在不正常的时间开会来反应更快的时候，他们认为他们做事情的速度更快，而实际上他们做事情的速度要慢得多，当事情一进来他们就马上去做，而不是说，“现在是我要处理这个问题的时候。”当那个时刻到来的时候，我会投入100%的注意力。”
所以，从一个简单的例子中，你可以问自己……因为人们的一个问题是他们总是在查看邮件，一直在发送和接收邮件，或者更糟糕的是，他们的屏幕上，手机上每次收到邮件都会收到通知。
事实上,救援时间这是一个很好的小应用程序，帮助人们恢复时间6分钟是员工查看邮件或即时消息的平均时间，也就是每小时10次。
Aleisha:你在开玩笑吧?
戴夫:是的。
Aleisha:这是……我觉得有点……我的肚子一歪一歪，因为我想，“天哪，这是我的错。”但同时，“哦，那太累了。”
戴夫:这是平均值。这意味着还有很多人做得比这糟糕得多。所以我问这个问题，考虑你的职位，考虑你的行业，然后说，“我能等多久?”我最晚什么时候可以查收邮件?
假设你…甚至在极端情况下，你会说:“我不能等超过一个小时。”很好，那么你每小时在整点有一次预约，也许是在下班前五分钟，检查你的邮件。这意味着你每天只查看8到9次，而不是50到60次。这是一个不可思议的时间价值增益。这就是我们开始每个月回收一周工作时间的地方。
Aleisha:即使是八到九……即使一天8到10次，对我来说仍然感觉很多。但当你说每天50次，天哪，我们在对自己做什么?
戴夫:我这么慷慨是为了让大家觉得舒服。老实说，我发现最好每天设置三次来检查邮件，然后我有时间处理邮件，这意味着我在周一早上和周五早上把邮件收件箱完全清空。
Aleisha:这是一个很好的目标。这是一个伟大的目标。我们的很多听众都是电子商务商人或潜在的小企业主，他们可能想要离开他们的日常工作或只是做副业。
如果你想开始一个侧推我认为这是人们变得不知所措的地方，我个人就有过这样的经历，你正在做一份日常工作，你要增加一个额外的项目，你能给那些刚开始做这个项目的人或者已经开始做这个项目的人一些建议吗?不知道如何管理时间。
我们可以开始做些什么简单的事情来防止我们变得疯狂?
戴夫:是的。我会从我在《时间预算者》一书中提到的练习开始。最简单的形式是，你只看你每周拥有的168个小时，每个人都有。然后你问自己:我想在这个副业上花多少时间?我想在睡眠、家庭和日常工作上投入多少时间?
然后你就开始估算数字。它总共需要168个小时，可以说，你必须平衡预算。事实上，这就是我对工作与生活平衡的看法。我认为这就像确保你的生活量入为出，而不是一个50%对50%的等式。
所以，你说，“好吧，每周我应该花十个小时在我的副业上，”只是抛出一个数字。那么问题来了:这十个小时是什么时候发生的?是周六全天，还是工作日每晚两小时?我们从数字开始，然后我们可以逆向工作，在我们的日历中创建这个结构。
日历是每个人都可以使用的最强大的工具，但很少有人能正确使用。
Aleisha:那么，关于如何正确使用日历，而不是做我所做的事情，我有什么建议吗?我下周就去。”
用日历代替待办事项清单
戴夫:是的。首先，用日历代替待办事项清单。我非常反对使用任务清单。原因就是待办事项清单是缺乏控制的表现。
我的意思是，你只需要把事情添加到列表中，然后在你有机会的时候把它们划掉，让自己被发生的任何干扰弄得心烦意乱。
所以，相反，我们想把这些事情从待办事项清单上删除，客观地看一下日历，然后说:“我什么时候可以合理地完成这些事情?”以及“我认为这需要多长时间?”然后高估。如果你不…如果你觉得自己不擅长估算时间，那就加倍估算。
所以，如果你觉得某件事要花半个小时，那就安排一个小时。一旦你习惯了，你对日历的猜测就会更准确。但是要开始分配时间，当时间来临时，你会尊重这一点。
它比待办事项清单更有效的原因是，你把时间编入预算，把它放在一边。现在，我们需要处理的是心理游戏，你可能在和自己玩，以鼓励拖延。但说实话，这些都很容易解决，更难的是当你没有给自己时间去做的时候。
Aleisha:是的，我已经开始着手做这件事了，这将是我2021年的目标。
戴夫:太好了。
Aleisha:因为在很多方面，我都是拖延女王，但当我埋头工作时，我真的能把事情做完。但同时，拖延症也有一种羞耻的循环，我会想，“哦，我应该那样做的。”当我去放松的时候，我会想，“我应该更放松。”然后当我放松的时候，我会担心所有我没有做的事情。
所以，我会非常积极主动，因为这样会破坏放松的时间，就像，“哦，什么?我赢不了，因为我一直在原地打转。”所以这激励着我更好地安排我的日程，而且当我放松的时候也不会感到内疚。
这种感觉很奇怪，当我们……我想我们中的很多人在过去的12个月里一直呆在家里，不出去做任何事情。现在很难把休息时间和工作时间分开，因为它们都融合在了一个大的时间块里。我们如何解决这个问题?
戴夫:是的。你的大脑也会允许你放松，只要它确信你制定的时间表是有效的。
当你给你的大脑一个“时间”，你的大脑允许你等待，直到那个时间到来。
在一个物理空间里把工作和家庭分开
Aleisha:看我们的工作空间,尤其是在家里,和你是否正在为别人或自己,我们怎样才能建立一个工作物理空间与生产力,也可以帮助我们独立的工作空间,然后还我们的家庭生活,我们可以放松,把电视或去做所有这些其他任务,可以分散在一个工作日,而实际上只专注,把事情完成,然后享受放松的时间吗?
戴夫:所以，我喜欢用五种感官来思考工作空间。所以，你从视觉开始。你看到的是什么，有什么东西让你在视觉上分心吗?你听到了什么?我们有没有办法把噪音降到最低?
例如，一个人被办公室外面家人的噪音分散了注意力。所以我们刚刚实现了白噪声，只是一个风扇。Touch，你去看看人体工程学。你正在做的事情是否会让你感到不舒服，并频繁地改变姿势?
让我看看，我有品味。所以这意味着你有方便的，近在咫尺的零食，还有能给你能量的零食，而不是让你因为感觉疲惫而转移注意力的零食。
这个总是很有趣，但有时它会突然出现:气味。有什么幻觉的气味吗?有时你会停下来犹豫，通常情况下，这不是一个大问题，但这是需要考虑的。这只是一种分析你的工作空间的有趣方式，看看:我该如何减少这里的干扰?
Aleisha:太好了。我要重新评估我要重新做我的家庭办公室一点点，我肯定会考虑到其中的一些东西。零食的主意很好，因为我很擅长起床去厨房冲咖啡，嗒嗒嗒。然后我想，“哦，这都25分钟了，哪去了?”
但你是对的，如果你把它放在那里，它就会阻止它爬起来。但是站起来四处走走也很好，只要有目的地去做，安排好时间。
戴夫:我认为这是一个很好的总结，那就是，休息是有价值的。事实上，我还有一本书专门讨论过这一点，快乐的力量和10到20分钟的休息，也许每90分钟左右是很有价值的。
但我们回到了在日历上做事情的原则，有一个明确的“时间”，承诺休息，使用它，而不是试图挤在你完成你的工作之后。从长远来看，这是没有成效的。
Aleisha:不，你的背部和身体会说，“非常感谢你让我站起来走动，而不是一个古怪的驼背老人，”就像我坐了七个小时后会说，“我为什么还不起来?为什么我还没有搬家?发生什么事了?”
戴夫·克伦肖，你是个好人，而我感觉动力今年在多任务处理方面做得更好，你也激励了我。我数了一下，我那该死的电脑上开了28个标签，我现在要把它修好，我们甚至还没讲到那个，但我只需要……就像去告解。我只想向你坦白，我会进步的，我不需要那些标签。
戴夫:知道你的体重，不要再多了。
Aleisha:完全正确。戴夫的多任务处理的神话:为什么“做所有的事情”什么也没做我相信人们可以通过亚马逊或他们的书店购买，支持一些当地书店，让我们也这样做。
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戴夫:嗯，我的网站是davecrenshaw.com．克伦肖C-R-E-N-S-H-A-W。我提到了我的时间管理课程，如果你去davecrenshaw.com/time你可以直接去领英学习上的课程。通常情况下，他们会提供免费试用。
Aleisha:这太棒了。非常感谢你分享你的见解。我知道人们离开的时候感觉很好，清理了他们愚蠢的任务清单，这对他们没有任何帮助。再次感谢，我希望我们能很快再谈。
戴夫:女儿谢谢你,艾丽莎。